FAQ zum Agenturwechsel: Warum, wie und worauf achten?

Ein Shopware-Agenturwechsel wird notwendig, wenn die Zusammenarbeit nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, Fristen regelmäßig versäumt werden, die Kommunikation schlecht ist oder der Agentur die nötige Expertise für Ihre Ziele fehlt. Weitere Gründe sind veränderte Anforderungen (z. B. Skalierung, internationale Ausrichtung), mangelnde Transparenz bei Kosten und Leistungen oder strategische Neuausrichtung.

Ja, ein geordneter Agenturwechsel ist möglich. Wichtig sind klare Kommunikation, saubere Übergabeprozesse, rechtzeitige Anforderung aller relevanten Zugänge und Unterlagen sowie dokumentierte Vereinbarungen über offene Aufgaben und laufende Verträge. Ein strukturierter Plan minimiert Reibungsverluste.

Bewahren Sie alle Nachweise über Leistungen und Absprachen. Fordern Sie Zugangsdaten, Quellcode, Design-Assets, technische Dokumentation und laufende Aufgaben an. Prüfen Sie Verträge auf Kündigungsfristen, Haftung und Übergaberechte. Planen Sie eine Übergabe mit der neuen Agentur und setzen Sie Prioritäten, um kurzfristige Stabilität zu gewährleisten.

Gute Frage! Es gibt ein paar klare Anzeichen, die zeigen, dass es Zeit für einen Agenturwechsel ist. Wenn Ihre aktuelle Agentur nicht mehr die Performance liefert, die Sie brauchen, oder die Kommunikation einfach nicht mehr stimmt, sollten Sie über einen Agenturwechsel nachdenken. Auch wenn Ihre Agentur mit neuen Technologien wie Shopware, TYPO3 oder WordPress nicht Schritt hält, ist das ein Warnsignal. Besonders im E-Commerce- und B2B-Bereich müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Agentur Enterprise-Qualität liefert. Wenn die Conversion-Raten stagnieren, Ihr SEO-Ranking sinkt oder Support und Wartung zu wünschen übrig lassen, rechtfertigt das definitiv einen Agenturwechsel. Auch wenn strategische Themen wie Online-Marketing, User Experience oder die Integration mit Ihrem ERP-System vernachlässigt werden, sollten Sie handeln. Ein Agenturwechsel ist keine Niederlage, sondern eine strategische Entscheidung für Ihr Unternehmenswachstum.

Ein reibungsloser Agenturwechsel ist absolut möglich, wenn Sie ihn gut planen! Der Schlüssel liegt in der strukturierten Übergabe zwischen alter und neuer Agentur. Lassen Sie zuerst eine detaillierte Systemanalyse durchführen, damit die neue Agentur versteht, was sie übernimmt. Die Abstimmung zwischen beiden Parteien ist entscheidend – auch wenn die alte Agentur davon vielleicht nicht begeistert ist. Wichtig ist ein klarer Zeitplan für den Datenumzug, die Migration von Systemen und die Übernahme von Hosting, Tracking und allen Schnittstellen. Dokumentieren Sie alle Zugänge, Verträge und Strategie-Dokumente – Passwörter sollten dabei nicht einfach notiert, sondern im Zuge der Übergabe direkt zurückgesetzt werden. Eine gute neue Agentur wird Sie durch diesen Prozess führen und sicherstellen, dass Ihr Shop, Ihre Website oder Ihre Online-Präsenz durchgehend effizient läuft. Mit der richtigen Planung wird der Wechsel zu einer neuen Agentur zum Erfolg!

Die Beendigung der Zusammenarbeit mit Ihrer bisherigen Agentur sollte professionell ablaufen, auch wenn es manchmal schwierig ist. Schauen Sie sich zuerst Ihren Vertrag genau an: Welche Kündigungsfristen gelten? Gibt es Klauseln bezüglich der Herausgabe von Daten oder Code? Kommunizieren Sie klar und transparent, warum Sie die Agentur wechseln möchten – Sie müssen sich nicht rechtfertigen, aber ein offenes Gespräch hilft oft. Fordern Sie alle Zugänge, Dateien, Designs, Code und Dokumentationen schriftlich an. Das betrifft auch Analytics, Tracking-Tools, Hosting-Accounts und Schnittstellen. Manche Agenturen sind hier kooperativ, andere weniger. Klären Sie auch, wem was gehört – oft hat die Agentur Rechte an individuell entwickelten Lösungen. Ein wichtiger Punkt: Stellen Sie sicher, dass alle laufenden Kampagnen, SEO-Maßnahmen und Online-Marketing-Aktivitäten nicht einfach abgebrochen werden. Die Übergabe sollte so gestaltet sein, dass Ihr Business nicht darunter leidet.

Der Datenumzug ist oft der technisch anspruchsvollste Teil des Agenturwechsels. Je nach System – ob WordPress, TYPO3, Shopware oder eine Custom-Lösung, ob B2C oder B2B – ergeben sich unterschiedliche Herausforderungen. Eine professionelle neue Agentur wird zunächst eine Systemanalyse durchführen, um zu verstehen, welche Daten, Strukturen und Schnittstellen existieren. Die Migration umfasst typischerweise: Datenbanken, Mediendateien, Konfigurationen, User-Accounts, ERP-Integration, Tracking-Codes und alle Custom-Entwicklungen. Besonders im E-Commerce ist Vorsicht geboten – Produktdaten, Kundeninformationen und Bestellhistorien müssen zu 100 % korrekt übertragen werden. Ein guter Ansatz ist ein Parallelbetrieb oder ein Staging-System, auf dem die Migration getestet wird, bevor sie live geht. Die neue Agentur sollte zudem ein Rollback-Szenario vorbereitet haben, falls etwas schiefgeht. Planen Sie genug Zeit ein – ein übereilter Datenumzug endet oft im Chaos.
Dies sind Erfahrungswerte – und wie immer gibt es keine Regel ohne Ausnahme. In dringenden Fällen haben wir bereits den Agenturwechsel inkl. Umzug des Projekts auf unsere Hochleistungsserver innerhalb eines einzigen Tages erfolgreich realisiert. Auch wenn in einem solchen Fall langfristige Planung unmöglich ist, ermöglicht uns unsere über 30-jährige Erfahrung, selbst unter solchem Zeitdruck professionelle Ergebnisse zu liefern.

Das ist eine berechtigte Sorge! Ihr SEO-Ranking muss beim Agenturwechsel nicht leiden, wenn Sie es richtig angehen. Die alte Agentur sollte Ihnen alle SEO-Strategien, Keyword-Listen sowie eine vollständige Dokumentation des Backlink-Profils und laufender Maßnahmen übergeben. Die Backlinks selbst bleiben dabei unberührt und zeigen weiterhin auf Ihre Domain, unabhängig von der betreuenden Agentur – solange URLs und Domain bestehen bleiben oder sauber per 301 weitergeleitet werden. Kritisch wird es nur bei Links, die auf persönlichen Kontakten oder bezahlten Platzierungen der alten Agentur beruhen: Diese können wegfallen, wenn die neue Agentur die Beziehung nicht fortführt.
Google braucht zudem Zeit, um Änderungen zu verarbeiten – erwarten Sie also keine sofortigen Verbesserungen. Mit der richtigen Expertise Ihrer neuen Agentur kann der Agenturwechsel sogar eine Chance sein, Ihr SEO spürbar zu verbessern – besonders wenn die vorherige Agentur nicht mehr die nötige Kompetenz mitbrachte.Google braucht Zeit, um Änderungen zu verarbeiten, also erwarte nicht sofortige Verbesserungen. Mit der richtigen Expertise deiner neuen Agentur kann der Agenturwechsel sogar eine Chance sein, dein SEO auf das nächste Level zu heben – besonders wenn die Agentur nicht mehr die nötige Kompetenz hatte.

Die Dauer des Agenturwechsels hängt stark von der Komplexität Ihrer Online-Präsenz ab. Für eine einfache WordPress-Website mit Online-Marketing-Betreuung können Sie mit 2–4 Wochen rechnen. Bei komplexeren E-Commerce-Lösungen mit Shopware, ERP-Integration und Custom-Schnittstellen kann der Prozess 2–3 Monate dauern. B2B-Projekte mit Enterprise-Qualität brauchen oft noch länger. Die Timeline umfasst mehrere Phasen: Kündigungsfrist bei der alten Agentur, Auswahl der neuen Agentur, Systemanalyse, Planung der Übergabe, Migration, Testing und Go-Live. Parallel laufen oft noch Briefings, Strategie-Workshops und Abstimmungen. Wenn Sie gleichzeitig einen Relaunch, ein Update oder eine Plattform-Migration planen, verlängert sich die Zeit entsprechend. Unser Tipp: Planen Sie lieber zu viel Zeit ein als zu wenig. Ein übereilter Agenturwechsel führt zu Fehlern, die Sie später teuer zu stehen kommen. Eine effiziente neue Agentur wird Ihnen einen realistischen Zeitplan erstellen.
Dies sind Erfahrungswerte – und wie immer gibt es keine Regel ohne Ausnahme. In dringenden Fällen haben wir bereits den Agenturwechsel inkl. Umzug des Projekts auf unsere Hochleistungsserver innerhalb eines einzigen Tages erfolgreich realisiert. Auch wenn in einem solchen Fall langfristige Planung unmöglich ist, ermöglicht uns unsere über 30-jährige Erfahrung, selbst unter solchem Zeitdruck professionelle Ergebnisse zu liefern.

Die Kosten für einen Agenturwechsel variieren enorm, je nachdem, was Sie brauchen. Zunächst können Kosten für die ordentliche Beendigung der Zusammenarbeit mit der alten Agentur anfallen – manche verlangen für die Übergabe von Daten oder Code noch Geld. Die neue Agentur wird für Systemanalyse, Migration, Datenumzug und Setup Kosten berechnen. Bei einfachen Projekten können Sie mit 2.000–5.000 Euro rechnen, bei komplexen E-Commerce-Systemen mit ERP-Integration und Custom-Schnittstellen können es auch 20.000–50.000 Euro werden. (Spartipp: Wechsel zur HQ GmbH aktuell kostenlos!)

• Vertragliche Situation prüfen (Laufzeit, Kündigungsfristen, NDAs, Rechte an Arbeitsergebnissen).
• Zugänge sichern: Hosting, Domain-Registrar, CMS-Admin, Analytics, Ad-Konten, E-Mail-Provider, Code-Repository.
• Alle Dateien und Assets anfordern: Quellcode, Backups, Bilder, Logos, Font-Lizenzen, Styleguides.
• Technische Dokumentation und Passwörter dokumentieren und sicher übergeben (nach dem Abschluss die Passwörter neu setzen!).
• Offene To-Dos und laufende Kampagnen dokumentieren und priorisieren.
• Rollen und Ansprechpartner festlegen (alt und neu).
• Test- und Live-Umgebung planen, ggf. Transferzeiten minimieren.
• Sicherheits- und Datenschutzaspekte überprüfen (DSGVO, Auftragsverarbeitung).

Ja. Für einen reibungslosen Agenturwechsel sollten Sie sowohl bei der alten als auch bei der neuen Agentur feste Ansprechpartner benennen. Diese Personen koordinieren die Übergabe, klären technische Fragen und stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden.

Das Hosting kann grundsätzlich bleiben, wenn der Provider technisch und vertraglich passt. Vorteile: kein Ausfallrisiko durch Umzug, schnellere Übergabe. Nachteile: eingeschränkte Kontrolle und Abhängigkeit von den Zugriffsrechten der alten Agentur. Prüfen Sie die Zugriffsmöglichkeiten (Root, FTP, SSH, Control Panel) und die Vertragskonditionen. Bei Sicherheits- oder Performance-Fragen kann ein Umzug sinnvoll sein.

Oft ja. Eine koordinierte Übergabe reduziert Fehler. Vereinbaren Sie klare Aufgaben, Termine und Eskalationswege. Falls die alte Agentur nicht kooperiert, dokumentieren Sie Versuche zur Kontaktaufnahme und ziehen Sie vertragliche Schritte oder rechtliche Beratung in Betracht. Im Ernstfall haben wir – dank unserer über 30-jährigen Erfahrung auf diesem Gebiet – bisher immer eine Möglichkeit gefunden, die Daten sicher und vollständig zu uns zu übertragen. Sprechen Sie uns dazu einfach an. Wir helfen Ihnen gern weiter.

Analysieren Sie Ursachen: Zieldefinition, KPIs, Ressourcen, Kompetenzen oder Missverständnisse. Fordern Sie konkrete Leistungsnachweise und Verbesserungsvorschläge. Wenn keine Besserung in Sicht ist, planen Sie den Wechsel und sichern Sie alle relevanten Daten und Rechte.

Suchen Sie nach Referenzen, Fallstudien und Bewertungen. Achten Sie auf Branchenkenntnis, transparente Prozesse, messbare KPIs und persönliche Chemie. Gerade im Bereich der E-Commerce-Agenturen zählt oft jahrelange Erfahrung viel mehr als pure Größe, Versprechen auf Webseiten oder teure Werbeanzeigen. Holen Sie mehrere Angebote ein und nutzen Sie ein kurzes Briefing, um die Reaktionsfähigkeit und Beratungskompetenz zu prüfen.

Offene To-Dos sollten dokumentiert, priorisiert und einer Übergabephase zugeordnet werden. Entscheiden Sie, ob die neue Agentur die Aufgaben übernimmt oder ob Sie temporär interne Ressourcen einsetzen. Klären Sie Verantwortlichkeiten und Deadlines schriftlich.

Versuchen Sie zunächst formelle Anfragen per E-Mail mit Fristsetzung. Prüfen Sie vertragliche Ansprüche auf Herausgabe von Arbeitsergebnissen und Zugängen. Dokumentieren Sie alle Kommunikationsversuche. Bei fortgesetzter Verweigerung können rechtliche Schritte oder Einschaltung eines Mediators nötig sein. Auch in solchen Fällen finden wir dank unserer über 30-jährigen Erfahrung auf diesem Gebiet in der Regel einen Weg, Ihre Daten sicher und vollständig zu übertragen. Sprechen Sie uns dazu einfach an. Wir helfen Ihnen gern weiter.

• Domain- und Hosting-Zugangsdaten sowie Admin Login-Informationen des Shop- oder Content-Management-Systems.
• Quellcode, Backups, Deploy-Skripte und CMS-Export.
• Design-Dateien (PSD, Figma, Sketch), Bildmaterial, Logos und Styleguides.
• Technische Dokumentation, API-Keys und Integrationsbeschreibungen.
• Analytics- und Tracking-Zugänge, Ad-Konten, Social-Media-Accounts.
• Rechnungen, Leistungsnachweise und Vertragskopien.
• Übergabeprotokoll mit offenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um die Effizienz während des Agenturwechsels zu gewährleisten.

Spezialisierte Agenturen bringen tiefere Expertise, etablierte Prozesse, bessere Skalierbarkeit und oft schnellere Problemlösungen mit. Sie können technische Schulden reduzieren, Performance verbessern, zielgerichtete Strategien entwickeln und messbare Resultate liefern.

Die Domain gehört dem Inhaber des Domain-Registrar-Kontos. Seriöse Agenturen registrieren die Domain immer auf Sie (Eigentümer und Admin-C). Stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihr Unternehmen als registrierter Inhaber (Registrant) eingetragen sind. Falls die alte Agentur die Domain kontrolliert, fordern Sie die Übertragung oder verschaffen Sie sich administrative Zugänge.

Messbare Reaktionszeiten und Qualität der Antworten sind wichtige Kriterien. Testen Sie die Erreichbarkeit vor dem Wechsel durch konkrete Anfragen. Achten Sie auf Transparenz, proaktive Kommunikation und die Fähigkeit, fachlich fundierte Lösungen zu bieten.

• Sichern Sie sämtliche Zugänge und Rechte vor dem Wechsel.
• Prüfen Sie Verträge und rechtliche Rahmenbedingungen.
• Planen Sie eine detaillierte Übergabe mit Zeitpuffer.
• Sorgen Sie für Datensicherheit und Backups.
• Kommunizieren Sie offen mit internen Stakeholdern und Kunden.
• Dokumentieren Sie alle Schritte und getroffenen Vereinbarungen.
• Wählen Sie eine Agentur mit passenden Referenzen und klaren KPIs.

Diese Checkliste unterstützt bei der Übergabe von Online-Projekten an die neue Agentur und sorgt für eine effiziente, transparente Übergabe — ideal bei Relaunch, Migration und Datenumzug in E-Commerce-, B2B- oder Enterprise-Qualitätsprojekten.

Vor dem Umzug / der Übergabe:

• Domain- & Hoster-Zugänge: Zugangsdaten, Auth-/EPP-Codes, Registrar-Account prüfen und übertragen (Hosting, Domainumzug).
• Webserver: SSH-/SFTP-Zugänge, FTP-Accounts, Server-IP, Server-Login; Wartungs- und Support-Verantwortlichkeiten klären (Hosting, Server, Wartung).
• Mailserver: Mailserver-Logins, MX-Records prüfen; Weiterleitungen und Aliase prüfen/übernehmen (Mail, E-Mail, Postfächer).
• Admin-/Superadmin-Zugänge: CMS-/Shop-Admin-Accounts wie TYPO3, WordPress oder Shopware sicher übergeben und Passwörter ändern.
• Backend-Zugänge: API-Keys, Datenbank-Zugänge, SSH-Accounts, ERP-/CRM-Schnittstellen dokumentieren (ERP, Schnittstellen).
• Google/Bing/Baidu/Yandex: Webmaster- & Search-Console-Zugänge übertragen, Inhaberschaften prüfen (SEO, Tracking).
• Google Merchant Center: Zugang & Feeds prüfen, Produktdatenqualität sicherstellen (E-Commerce, Shop, Conversion).
• Google Business Profile (ehemals Google My Business): Zugänge & Berechtigungen, Standortdaten, Öffnungszeiten und Reviews klären (Online, Deutschland).
• Google-APIs wie Maps, reCAPTCHA, Docs und Forms: API-Keys, Nutzungslimits und Abrechnung weitergeben (Integration, Tracking).
• Google Ads & Google-MCC-Konto-Zugang: Kontozugänge, Rechnungen, Remarketing-Listen, Conversion-Tracking und Budget-Übernahme dokumentieren (Online-Marketing, Google Ads, Conversion).
• Google Tag Manager: Container-Zugriff, Versionen und Tracking-Implementationen prüfen (Tracking, Analytics).
• X (Twitter) Ads & Facebook Business/Ad-Manager: Werbekonten, Kampagnenrechte und Zahlungsangaben übergeben (Online-Marketing-Agentur, Werbeagentur).
• Facebook-Rollen: Admins, Werbetreibende und Analysten prüfen und neu zuweisen (Facebook-Rollen).
• Matomo/Analytics-Zugänge: Property-Zugänge, Datenansichten sowie Datenschutz- und AV-Vertrag prüfen (Analytics, Datenschutz, AV-Vertrag).
• Zahlungsdienstleister wie PayPal und weitere Anbieter: Kontozugänge, API-Credentials, Auszahlungsdaten und Abrechnungen prüfen (PayPal, Zahlungsdienstleister).
• Versanddienstleister: Fulfillment-, Tracking- & API-Zugänge, Versandprofile und Schnittstellen klären (Versanddienstleister, Integration).
• Faktura-Programme: Zugang zu Buchhaltungs-/Rechnungssoftware, Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen prüfen (Faktura, ERP).
• Third-Party-Add-ons / Plugins / Erweiterungen: Lizenzen, Zugangsdaten und Kompatibilitätsliste prüfen (WordPress, Shopware, TYPO3, Plugins).
• Softwarelizenzen & Consent-Tools wie Cookiebot oder Usercentrics: Lizenzinhaber, Keys und Vertragspartner übertragen bzw. dokumentieren (Cookie-Consent, Usercentrics).
• Sonstige Integrationen: API-Keys für CRM, PIM, Payment, ERP und weitere Schnittstellen dokumentieren (Schnittstellen, Systemanalyse).
• AV-Vertrag mit Dienstleister: Abschluss, Ansprechpartner, Laufzeiten und Datenschutzvereinbarungen klären (AV-Vertrag, Datenschutz).
• Verantwortlichkeiten & Übergabeprotokoll: Klare Auflistung, wer was übernimmt; Reaktionszeiten und regelmäßige Abstimmungen vereinbaren (Verantwortlichkeiten, Reaktionszeiten, regelmäßige Abstimmungen).
• Bestandsdokumentation: Systemanalyse, Architekturdiagramme, technische Dokumentation und Zugangsliste erstellen (Systemanalyse, Dokumentation).
• Relaunch-/Migrationsplanung: Zeitplan für Relaunch, Migrationsschritte, Rollback- und Fallback-Szenarien planen (Relaunch, Migration, Update).
• Kreative & strategische Übergabe: Brand-Guidelines, Kampagnen-Historie und strategische Empfehlungen für die neue Agentur sowie kreative Impulse bereitstellen (Strategie, kreative Impulse).
• Auswahl der richtigen Agentur & Onboarding: Kriteriencheck für die neue Agentur, Kompetenzen wie SEO, IT und Expertise prüfen, idealen Partner finden und den Onboarding-Prozess definieren (Agenturauswahl, idealer Partner, E-Commerce-Agentur).
• Kommunikation & Transparenz: Transparente Kommunikation mit der alten und der neuen Agentur bezüglich Timeline, Budget und Verantwortlichkeiten sicherstellen (Transparenz, Budget, Verantwortlichkeiten).
• Langfristiger Support & Wartung: Service-Level, Wartungspakete, Support-Reaktionszeiten und Monitoring klären (Support, Wartung, Reaktionszeiten).

Nach dem Umzug / der Übergabe

• Löschen von Dev-Servern & Testnutzern: Testumgebungen, Staging-Instanzen, Testkonten und Dummy-Daten entfernen.
• Löschen lokaler Installationen: Lokale Backups/Instanzen bereinigen und Berechtigungen prüfen (Lokal, Backups).
• Löschen von Backups: Richtlinien prüfen, sensible Backups löschen oder verschlüsseln; Retention klären (Backups, Datensicherheit).
• Löschen von Besucher- und Kundendaten: DSGVO-konforme Löschung bzw. Übertragung personenbezogener Daten dokumentieren (Kunden, Datenschutz).
• Daueraufträge & Einzugsermächtigungen: Zahlungen an alte Agentur beenden/ändern und Kontoinformationen prüfen (Beendigung, Budget).
• E-Mail-Konten / Postfächer archivieren oder löschen: Aufbewahrungsfristen prüfen, Aliase, Weiterleitungen, Signaturen und Mail-Archivierung regeln (E-Mail, Postfächer).
• Test & Qualitätssicherung: Funktionstests nach Übergabe, Tracking-/Analytics-Checks und Conversion-Tests durchführen (Conversion, Tracking, QA).
• Abschließende Abnahme & Erfolgskriterien: KPIs wie Umsatz und Conversion-Rate, Reporting-Zugänge und Erfolgsmessung definieren (Umsatz, Conversion-Rate, Reporting).
• Vertragsbeendigung & Nachbereitung: Die Beendigung der Zusammenarbeit mit der bisherigen Agentur schriftlich festhalten; offene Rechnungen und die Übergabe prüfen (Beendigung, bisherige Agentur).
• Entfernung aus Messenger-Gruppen & Kollaborationstools: Slack, Teams, WhatsApp-Gruppen und Projektmanagement-Accounts bereinigen (Kommunikation, transparente Kommunikation).

Download unserer Checkliste: